Systemintegrasjon er en forutsetning for vellykket digitalisering

I mange bedrifter og organisasjoner taster flere personer inn samme data flere ganger i ulike systemer. Det tar tid, og risikoen for feil øker for hver inntasting. For å skape forutsetninger for at en organisasjon skal få fullt utbytte av digitaliseringen, er det systemintegrasjon som er nøkkelen.

Hvorfor er systemintegrasjon nødvendig?

Vi rapporterer timer i tidsregistreringssystemet, timene og betalingene går til økonomisystemet, og vi får lønn fra lønnssystemet, som leverer underlag til banken, og så videre. Når man kjøper et nytt system, inngår det ofte en eller annen form for direkte integrasjon med andre systemer, men til slutt sitter man der med en ugjennomtrengelig floke av koblinger som ingen forstår seg på. Digitalisering av ulike funksjoner i en organisasjon foregår ofte parallelt. Dermed kan man fort ende opp med et uoversiktlig systemlandskap.

Det spiller ingen rolle hvor gode systemer man har, hvis de ikke kan kommunisere med hverandre, sier systemspesialist Johnny Rydensjö i Iver. Han mener at systemintegrasjon er nøkkelen til å få maks utbytte av digitalisering.

Hvis man har to eller flere systemer som må kommunisere med hverandre, er det lurt å tenke gjennom hvordan systemintegrasjon kan skape et mer harmonisert IT-miljø.

Hvordan fungerer systemintegrasjon?

Sentralisert systemintegrasjon fungerer som en slags edderkopp i nettet: Det er et system som kommuniserer med alle IT-systemene dine, henter relevante data som kan bearbeides, og leverer dem til berørte parter. Når medarbeiderne for eksempel rapporterer timer i tidsregistreringssystemet, aktiveres det flere utløsere ("triggere") som automatisk sender data til ulike systemer uten at noen må legge inn informasjonen manuelt. Det reduserer risikoen for feil inntasting.

Johnny får mange spørsmål om systemintegrasjon, fra både offentlig og privat sektor. Han forteller at den tidligere nevnte edderkoppen i nettet kalles EAI (Enterprise Application Integration). Det finnes mange ulike løsninger å velge mellom, avhengig av virksomhet, størrelse og kompleksitet.

Hvordan kommer man i gang?

– Det lønner seg å bruke tid på å kartlegge og dokumentere de prosessene og arbeidsflytene som skal inngå i systemet. Det er faktisk den største jobben. Installering, idriftsetting og migrering går raskt når man har alt på plass, forteller han.

Stabilitet, pålitelighet og ytelse er viktige aspekter. Det samme er skalerbarhet hvis virksomheten er i vekst. Man bør også stille strenge krav til sikkerhet og integritet når man velger system.

– Mange bedrifter, og ikke minst offentlig sektor, har behov for å kunne integrere egne systemer med banker, myndigheter og samarbeidspartnere. Det må man også ta høyde for, sier Johnny, som er vant med å hjelpe ulike kunder med å velge riktig system.

– I tillegg til at du sparer tid og penger på å ha én IEA-applikasjon å holde styr på – og slipper å forholde deg til flere systemer – samler du data og trafikk på ett sted. Det er det som er nøkkelen til effektiv digitalisering, for det gir deg muligheten til å måle, analysere og hele tiden forbedre prosessene, avslutter han.